Nagłe przejście na model pracy z domu, oferowanie większej ilości usług, a w niektórych przypadkach ciężar zamrożenia wynagrodzeń – to nie były łatwe decyzje do podjęcia. Wraz ze wzrostem inflacji i ciążącą wizją potencjalnej recesji na horyzoncie, Twoje obowiązki związane z podejmowaniem decyzji prawdopodobnie nie staną się łatwiejsze w najbliższym czasie. Ale „bez presji”, prawda?
Poznaj trzy kroki, które możesz podjąć już teraz, aby zwiększyć wydajność swojej agencji w 2023 r. i przygotować ją na przyszły sukces.
1. Uporządkuj dane
Może to brzmieć jak oczywistość, ale jeśli zarządzasz projektami w arkuszach kalkulacyjnych – gdzie wiele osób z różnych działów ręcznie wprowadza szacunki, budżety i koszty w programie Excel – skąd możesz mieć pewność, że Twoje raporty są rzetelne? Nie wspominając o tym, że nieodłącznym elementem procesów ręcznych jest to, że zawsze może pojawić się opóźnienie. Menedżer podejmujący ważne decyzje na podstawie nieaktualnych danych nie będzie menedżerem na długo.
Podobnie, jeśli każdy dział zarządza danymi projektu we własnej „bańce”, z pewnością pojawią się błędy, gdy nadejdzie czas, aby zebrać je wszystkie razem w raporcie. Każda minuta spędzona na uzgadnianiu danych, śledzeniu i poprawianiu błędów oraz tworzeniu raportów to kolejna minuta, która sprawia, że raport jest nieaktualny i mniej wartościowy.
Sposobem na zapewnienie dokładności i aktualności Twoich danych i raportów jest digitalizacja oraz połączenie wszystkich aspektów działalności Twojej agencji w jedno „źródło prawdy”. System, w którym kierownicy projektów, kierownicy ds. zasobów oraz dział finansów mogą zarządzać danymi projektu, które automatycznie zasilają wszystkie inne działy, może pomóc w uzyskaniu lepszych raportów. Dzięki temu masz wszystko to, czego potrzebujesz do podejmowania lepszych decyzji.
2. Konfigurowalne i przyswajalne raportowanie
Po uzyskaniu dokładnych danych operacyjnych w czasie rzeczywistym, następnym krokiem będzie dostosowanie wydajności tak, aby uzyskać potrzebne informacje w najbardziej przyswajalny sposób. Arkusz kalkulacyjny ukazujący ewidencję czasu pracy nie będzie dla Ciebie tak przydatny, jak wizualny wykres pokazujący przewidziany czas, który pozostał do zakończenia projektu. Jest on przedstawiony w porównaniu z czasem już wykorzystanym, często niebezpiecznie bliskim limitu. W przypadku pierwszego raportu, musisz zebrać więcej informacji z innych działów, aby w pełni zrozumieć jego wpływ na wydajność. W przypadku drugiego, w jednym miejscu możesz odnaleźć informacje (przedstawione w formie graficznej) potrzebne do podjęcia lepszej decyzji w sprawie zmiany alokacji zasobów w taki sposób, aby uniknąć nadmiernej eksploatacji.
Gdy dane operacyjne z wielu działów są udostępniane w jednym systemie w czasie rzeczywistym, a wyniki są bardziej przystępne i udostępniane innym decydentom, można znacznie łatwiej „łączyć kropki” i znacznie szybciej podejmować działania naprawcze.
3. Wprowadź analizę biznesową (BI)
Kolejnym krokiem jest wprowadzenie dowolnej formy analityki biznesowej (Business Intelligence, w skrócie BI). Proces ten pomaga zagłębić się w dane, ocenić trendy i odkryć przydatne informacje, które mogłyby nie być tak oczywiste przy prostym raportowaniu.
Dodając BI do ekosystemu operacyjnego swojej agencji, możesz przenieść proces podejmowania decyzji na wyższy poziom. Analizując przez pewien okres czasu rachunek zysków i strat w projektach i klientach, można zauważyć trend w rodzaju projektów, które przynoszą wyższą marżę zysku.
Z drugiej strony, być może najbardziej opłacalną i najważniejszą decyzją, jaką możesz podjąć dla rozwoju swojej agencji, będzie rozpoczęcie procesu specjalizacji w danej dziedzinie i odrzucenie określonych rodzajów projektów. Lecz kto to wie?
Jedno jest pewne – po wykonaniu tych trzech kroków będziesz o krok bliżej do podjęcia dobrej decyzji!
Takie spostrzeżenia mogą mieć bezpośredni wpływ na wyniki finansowe. Na przykład, raport agencji kreatywnych Deltek z 2022 r. wykazał, że firmy, które rozwijały swoją strategię cyfrową (m.in. wprowadzając BI), miały o 12% wyższe marże zysku niż ich konkurencja. Niestety, niewiele agencji koncentruje się obecnie na tym obszarze, a tylko 21% w naszym badaniu SoDA Survey on Talent, Culture & Operations zadeklarowało inwestycję w analitykę i raportowanie w przyszłym roku.
